Auch bei der Home-Office-Pauschale zeigt sich, dass der Teufel im Detail steckt. In den vergangenen Wochen wurden zahlreiche Auslegungsoptionen zur abgabenrechtlichen Beurteilung von Home-Office-Pauschalen diskutiert. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) gab dabei auch überraschende Antworten. Hier bekommen Sie eine Zusammenstellung der häufigsten Fragen.
Sind die 100 Home-Office-Tage die absolute Maximalgrenze?
Gilt eine strikte Beschränkung der Abgabenfreiheit für maximal 100 Home-Office-Tage pro Jahr auch dann, wenn der Arbeitgeber weniger als EUR 3,- täglich zahlt (zB 150 Home-Office-Tage zu je EUR 2,-)?
Wird pro Arbeitstag ein geringerer Betrag als EUR 3,- pro Arbeitstag vom Arbeitgeber gezahlt, aber übersteigt die Anzahl der Home-Office-Tage 100 Tage, so bestehen keine Bedenken gegen eine abgabenfreie Behandlung, solange EUR 3,- pro Home-Office-Tag bzw. maximal EUR 300,- jährlich nicht überschritten sind. Im Falle von zB 150 Home-Office-Tagen zu je EUR 2,- kann daher der abgabenfreie Maximalbetrag von EUR 300,- jährlich angewendet werden.
Hier muss kritisch angemerkt werden, dass diese sehr elastische Auslegung des BMF eine Abweichung von der bisherigen, in zahlreichen Fachmedien publizierten Rechtsansicht darstellt. Auch mit dem Gesetzestext
(§ 26 Z. 9 EStG: „für höchstens 100 Tage im Kalenderjahr“) passt sie nicht wirklich gut zusammen. Aus praktischer Sicht ist die kulante Auslegung aber natürlich erfreulich.
Ist die Maximalgrenze von EUR 3,- pro Home-Office-Tag taggenau?
In manchen Betrieben werden Home-Office-Pauschalen auf Stundenbasis (etwa EUR 0,40 pro Home-Office-Stunde) bezahlt. Hier stellt sich die Frage: Ist der abgabenfreie Betrag von bis zu EUR 3,- pro Home-Office-Tag tagesgenau zu beurteilen? Oder kann ein Überhang an einzelnen Tagen (zB EUR 4,- für einen zehnstündigen Home-Office-Tag) durch geringere Tagesbeträge (zB EUR 2,- für einen fünfstündigen Home-Office-Tag) abgabenrechtlich saldiert werden?
Die Abgabenfreiheit von Home-Office-Pauschalen ist im Kalenderjahr betraglich durch folgende Formel begrenzt:
EUR 3,- x Anzahl der ausschließlichen Home-Office-Tage
(aber maximal EUR 300,- jährlich)
Aufgrund welcher arbeitsrechtlichen Bemessung sich eine bezahlte Home-Office-Pauschale konkret ergibt, ist für die abgabenrechtliche Ermittlung der maximalen Home-Office-Pauschale nicht relevant.
Fazit: Es ist daher keine tagesgenaue Betrachtung im Sinne der obigen Fragestellung erforderlich. Wenn eine Home-Office-Pauschale für einzelne Tage mehr als EUR 3,- beträgt oder eine Home-Office-Pauschale für nicht ausschließliche Home-Office-Tage gewährt wird (zB für fünf Stunden Home-Office, obwohl am selben Tag drei Stunden Außendienst geleistet wird), kann im Rahmen der obigen Formel die Abgabenfreiheit angewendet werden, sofern der Höchstbetrag (EUR 3,- multipliziert mit der Anzahl der ausschließlichen Home-Office-Tage, insgesamt max. EUR 300,-) nicht bereits anderweitig ausgeschöpft wurde.
Abgabenfreie Home-Office-Pauschale trotz fehlenden Aufwands?
Ist eine abgabenfreie Home-Office-Pauschale auch dann möglich, wenn vom Arbeitgeber die gesamte digitale Ausrüstung zur Verfügung gestellt wird (Laptop, Zusatzbildschirm, Maus, Software, Internet etc.), also der Arbeitnehmer keinerlei diesbezüglichen Aufwand hat?
Ja, eine abgabenfreie Home-Office-Pauschale ist auch dann möglich, wenn dem Arbeitnehmer ohnehin die gesamte digitale Ausrüstung zur Verfügung gestellt wird. § 26 Z. 9 EStG sieht nämlich keine diesbezügliche Einschränkung der Abgabenfreiheit vor.
Monatskonforme Auszahlung?
Muss eine abgabenfreie Home-Office-Pauschale immer monatsgetreu ausbezahlt werden oder kann eine Abrechnung zB im Dezember für das gesamte Jahr erfolgen? Falls eine Abrechnung und Auszahlung im Dezember zulässig ist, muss dann zwingend eine Rollung erfolgen?
Eine kumulierte Abrechnung im Dezember ist möglich. Eine Aufrollung ist in diesem Fall zulässig, aber nicht verpflichtend.
Monatskonforme Abgabepflicht?
Muss bei Überschreitung von EUR 300,- jährlich die Abgabepflicht stets sofort berücksichtigt werden oder kann die dies auch am Jahresende mittels Aufrollung erfolgen?
Es bestehen keine Bedenken, wenn im Voraus eine monatliche Home-Office-Pauschale abgabenfrei ausbezahlt wird und im Rahmen der Aufrollung am Jahresende anhand der tatsächlich geleisteten Home-Office-Tage eine nachträgliche Abgabepflicht per Aufrollung für den Fall erfolgt, dass mehr als EUR 3,- pro Home-Office-Tag oder mehr als EUR 300,- im Jahr abgabenfrei ausbezahlt wurde.
Zählen nur Normalarbeitszeit-Tage als Home-Office-Tage?
Sind als Home-Office-Tage ausschließlich Tage zu werten, welche innerhalb der Normalarbeitszeit liegen oder zB auch Samstage, an denen außertourlich gearbeitet wird?
Es gibt diesbezüglich weder eine arbeitsrechtliche noch eine abgabenrechtliche Beschränkung. Wenn es arbeitsrechtlich vereinbart oder vom Arbeitgeber genehmigt bzw. geduldet ist, dass ein Arbeitnehmer zB außertourlich auch an einem Samstag arbeitet, dann zählt dieser ebenfalls als Home-Office-Tag.
Gilt für Home-Office-Tage eine bestimmte Mindestarbeitszeit?
Gibt es für Home-Office-Tage eine bestimmte Mindestarbeitszeit, damit diese abgabenrechtlich auch als Home-Office-Tage anerkannt werden?
Am jeweiligen Tag muss tatsächlich Home-Office-Arbeit vorliegen, eine vorgeschriebene Mindestarbeitszeit gibt es aber nicht. Daher sind zB stundenweise Dienstverhinderungen oder stundenweiser Zeitausgleich für die Bewertung als Home-Office-Tag unschädlich. Tage mit ganztägigem Krankenstand, ganztägigem Urlaub etc. gelten hingegen nicht als Home-Office-Tage.
Im abgabenrechtlichen Sinn zählen auch jene Tage nicht als Home-Office-Tage, an denen neben dem Home-Office auch Außendienst, Dienstreisen Arbeitsleistungen im Büro erfolgen.
Angabe der Home-Office-Tage am Lohnzettel (L16)
Wenn ein Arbeitnehmer mehr als 100 Home-Office-Tage im Jahr hat (zB 120 Tage), sind dann am L16 100 Home-Office-Tage oder die tatsächlichen Home-Office-Tagen anzugeben?
Am Lohnzettel ist die Anzahl der tatsächlichen Home-Office-Tage anzugeben.
Stand: 04.05.2021
Quelle: Vorlagenportal