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Home-Office Regelung: Freiwillig und steuerbegünstigt

Home-Office Regelung: Freiwillig und steuerbegünstigt

Alexander Wunderlich

Nach längerer Vorlaufzeit wurde das Paket fixiert und die Details der mit den Sozialpartnern ausgehandelten Regelungen bekanntgegeben. Es enthält folgende Punkte:

Verpflichtung

Home-Office wird weiter freiwillig bleiben und der innerbetrieblichen Abstimmung bedürfen. Weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber können einseitig Home-Office machen bzw. anordnen. Home-Office-Vereinbarungen sollen aus Beweisgründen schriftlich erfolgen § 2h Abs. 2 AVRAG. Aber auch nicht schriftliche (zB mündliche) Vereinbarungen sind rechtsgültig, sofern sie beweisbar sind. Die Details sollen zukünftig über Betriebsvereinbarungen geregelt werden. Die Unfallversicherung greift weiterhin auch am Heimarbeitsplatz - die bestehende Regel wird verlängert. 
Was zählt als „Wohnung“ im Sinne der Home-Office-Regelung?
Von der Home-Office-Regelung ist nicht nur die private Wohnung des Arbeitnehmers umfasst (Hauptwohnsitz, Nebenwohnsitz), sondern auch die Wohnung des Ehegatten bzw. Lebenspartners oder von nahen Angehörigen, wenn der Arbeitnehmer dort im Home-Office tätig wird. Öffentliche Flächen (wie zB Parks), Restaurants, Kaffeehäuser, Vereinslokale etc. fallen nicht darunter, dh für mobiles Arbeiten außerhalb von Wohnungen gelten weder die arbeitsrechtlichen Bestimmungen (zB § 2h AVRAG) noch die abgabenrechtlichen Begünstigungen (zB abgabenfreie Home-Office-Pauschale).
Dienstnehmerhaftpflichtgesetz
Was gilt bei Beschädigung von betrieblichen Arbeitsmitteln? Wenn der Arbeitnehmer betriebliche Arbeitsmittel durch schuldhaftes Verhalten beschädigt (sei es direkt oder durch Verletzung von Aufsichtspflichten gegenüber Haustieren oder noch nicht deliktsfähigen Kindern), haftet er nach den Grundsätzen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes (DHG). Neu ist ab 01.04.2021 die im Dienstnehmerhaftpflichtgesetz verankerte Regelung, dass die Haftungsmilderungen des DHG auch für Schäden gelten, die dem Arbeitgeber im Zusammenhang mit Home-Office durch deliktsfähige Personen (zB Partner) zugefügt werden, die mit dem Arbeitnehmer im gemeinsamen Haushalt leben§ 2 Abs. 4 DHG.
Beendigung von Home-Office
Ab 01.04.2021 gilt, dass Home-Office-Vereinbarungen jedenfalls bei Vorliegen eines wichtigen Grundes unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Letzten des Kalendermonats gelöst werden können. Die jeweilige Home-Office-Vereinbarung kann außerdem eine Befristung und Kündigungsregelungen beinhalten § 2h Abs. 4 AVRAG.
 

Arbeitsmittel

Der Arbeitgeber muss die im Home-Office nötigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Für das Nutzen von privaten PCs oder Internetverbindungen muss ein Kostenersatz erfolgen. Der potenzielle Ersatz höherer Strom- oder Heizkosten bleiben eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, auch in Form einer Pauschale.
 

Versteuerung des Aufwands

Jedem Arbeitnehmer können Arbeitgeber bis zu EUR 300,- pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei als Aufwandsersatz zahlen. Dies betrifft für Zeiträume ab 01.01.2021 eine abgabenfreie Home-Office-Pauschale bis zu EUR 3,- täglich für maximal 100 Home-Office-Tage im Kalenderjahr § 26 Z. 9 EStG und § 49 Abs. 3 Z. 31 ASVG. Als Home-Office-Tage gelten nur jene Tage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. Die Befreiung gilt bezüglich aller Lohnabgaben (Lohnsteuer, Sozialversicherung, betriebliche Vorsorge, DB, DZ, Kommunalsteuer). Im Bereich der Lohnpfändung gibt es hingegen keine Befreiung. 
Arbeitnehmerveranlagung (Werbungskosten) 
Eine über die Personalverrechnung nicht oder nicht vollständig ausgeschöpfte Home-Office-Pauschale kann der Arbeitnehmer für Zeiträume ab 01.01.2021 beim Finanzamt im Wege der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen.
Bis zu EUR 300,- pro Jahr können auch Arbeitnehmer bei Ausgaben für entsprechende Investitionen, zB ergonomisches Mobiliar, von der Steuer absetzen, wenn sie
  • über kein steuerlich abzugsfähiges Arbeitszimmer verfügen und
  • zumindest 26 Tage im Kalenderjahr ausschließlich im Home-Office gearbeitet haben (als Home-Office-Tage gelten nur jene Tage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird).
Die Regelung für ergonomische Arbeitsmöbel gilt rückwirkend auch schon für das Jahr 2020, allerdings mit der Einschränkung, dass für 2020 und 2021 nur ein gemeinsamer Freibetrag von insgesamt EUR 300,- gilt: Für das Jahr 2020 sind maximal EUR 150,- abzugsfähig, für 2021 kann die Differenz bis zu EUR 300,- geltend gemacht werden.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer, der im Jahr 2020 einen Drehsessel um EUR 50,- angeschafft und in der Veranlagung geltend gemacht hat, kann 2021 Büromobiliar um maximal EUR 250,- geltend machen.
Pendlerpauschale
Schließen Home-Office-Pauschale und Pendlerpauschale einander aus? 
Als Home-Office-Tage gelten nur jene Arbeitstage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. Tage, an denen gependelt wird, können daher schon begrifflich kein Home-Office-Tage sein. Somit ist ausgeschlossen, dass sich derselbe Tag für beide Steuerbegünstigungen auswirken kann. Dennoch können Home-Office-Pauschale und Pendlerpauschale innerhalb des jeweiligen Kalendermonats durchaus „nebeneinander“ bestehen, nämlich dann, wenn im Kalendermonat sowohl Home-Office-Tage als auch ausreichend viele Pendlertage vorliegen. 
Beispiel: 21 Arbeitstage, davon 12 Bürotage und 9 Home-Office-Tage. In diesem Fall sind sowohl die Voraussetzungen für ein volles Pendlerpauschale als auch für ein abgabenfreies Home-Office-Pauschale in Höhe von EUR 27,- (9 Tage * EUR 3,-) erfüllt (sofern der jährliche Höchstbetrag von EUR 300,- für das Home-Office-Pauschale noch nicht ausgeschöpft ist).
Lohnkonto und L16
Der Arbeitgeber muss in den Lohnunterlagen ab 2021 erfassen, an welchen Tagen seine Arbeitnehmer im Home-Office sind. Die Anzahl der Home-Office-Tage muss im Lohnkonto und im Lohnzettel (L16) angeführt werden, und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitgeber eine Home-Office-Pauschale ausbezahlt oder nicht. Die Pflicht des Arbeitgebers, die Home-Office-Tagesanzahl am L16 anzugeben, hat vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung des Arbeitnehmers zur Geltendmachung allfälliger Werbungskosten für ergonomisches Mobiliar überprüfen kann.
Hat der Arbeitgeber bisher noch keine Aufzeichnungen über Home-Office-Tage seiner Arbeitnehmer geführt, ist es nach Ansicht des BMF zulässig, dass der Arbeitgeber die Anzahl der Home-Office-Tage für das erste Halbjahr 2021 (also bis 30.06.2021) aufgrund von Erfahrungswerten schätzt.
Arbeitsinspektorat
Es erfolgt eine Klarstellung, dass die Arbeitsinspektorate keinen Zutritt zu privaten Wohnbereichen erhalten§ 4 Abs. 10 Arbeitsinspektionsgesetz.
 

Geltungszeitraum

Die Regelungen gelten von 2021 bis 2023 und werden dann evaluiert. Um Aufwendungen aus dem letzten Jahr mit abzufangen, wird die steuerliche Absetzbarkeit auch auf Ausgaben des Jahres 2020 ausgeweitet, wobei der Betrag von EUR 300,- in Summe für die Jahre 2020 und 2021 gilt.

Erstellt: 27.01.2021
Update: 01.03.2021 und 02.04.2021

Hier finden Sie einen weiteren Artikel dazu.  

 

Quelle: Vorlagenportal, ORF, Der Standard