Mit der letzten Änderung der Sachbezugswerte-Verordnung und der dazugehörigen Überarbeitung der Lohnsteuerrichtlinien kam es bei dem Thema Spezialfahrzeuge zu umfassenden Änderungen.
Definition Spezialfahrzeuge
Spezialfahrzeuge sind Fahrzeuge, die aufgrund ihrer Ausstattung eine andere Nutzung praktisch ausschließen, wie zB Pannenfahrzeuge oder mobile Werkstätten. „Normale“ Klein-LKW sind üblicherweise keine Spezialfahrzeuge. Klassische Beispiele, welche die Finanzverwaltung hierzu immer wieder erwähnt, sind ÖAMTC-Pannenfahrzeuge oder Montagefahrzeuge mit eingebauter Werkbank. Problematisch war schon bisher, dass der
Begriff „Montagefahrzeug mit eingebauter Werkbank“ nicht eindeutig definiert ist und die Beschaffenheit des Fahrzeugs in der Vergangenheit immer wieder zu Diskussionen bei Prüfungen geführt hat.
Änderung der Sachbezugspflicht
Bislang war die Abgabenbehörde der Ansicht, dass Spezialfahrzeuge grundsätzlich keinen Sachbezug bei Arbeitnehmer:innen auslösen können. Seit kurzem ist jedoch nur mehr die Fahrtstrecke Wohnort-Dienstort von der Sachbezugspflicht befreit, da es sich aus Sicht der Finanzverwaltung bei dieser Fahrtstrecke um Werkverkehr handelt.
Der Nachweis darüber, dass das Spezialfahrzeug ausschließlich für die private Nutzung auf der Strecke Wohnort-Dienstort verwendet wird, ist nach herrschender Rechtsmeinung nur durch ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch zu erbringen. Infolgedessen ist im Unterschied zu vorher auch bei Spezialfahrzeugen die konsequente Führung eines Fahrtenbuchs zwingend erforderlich.
Anforderungen an das ordnungsgemäß geführte Fahrtenbuch
An das ordnungsgemäß geführte Fahrtenbuch werden seitens der Finanzverwaltung sehr strenge inhaltliche und formelle Anforderungen gestellt. Damit das Fahrtenbuch einen tauglichen Nachweis über geleistete Fahrten darstellen kann, muss es übersichtlich, inhaltlich korrekt, zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Folgende Informationen sind zwingend aufzuzeichnen.
- Angabe des benutzten KFZ
- Zweck und Datum der Fahrt inkl. Abfahrts- und Ankunftszeitpunkt
- Startpunkt der Fahrt (es ist die Angabe der genauen Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Staat) erforderlich
- Ziel der Fahrt (es ist die Angabe der genauen Adresse [Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Staat] erforderlich)
- Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt
- Anzahl der gefahrenen Kilometer, welche in betrieblich und privat gefahrene Kilometer aufzugliedern sind
- gegebenenfalls das Anführen von etwaigen Umwegen, Anmerkungen, etc.
- Unterschrift des/der Reisenden
Fazit & Empfehlung
Um Diskussionen über die Privatnutzung von Firmenfahrzeugen im Allgemeinen und jetzt auch von Spezialfahrzeugen möglichst auszuschließen, empfiehlt es sich, ein vollständig geführtes Fahrtenbuch zu führen. Mit den Fahrtenbüchern muss nachgewiesen werden, dass Spezialfahrzeuge abgesehen von der Wegstrecke Dienstort-Wohnort nicht für andere Privatfahrten genutzt werden. Die strenge Prüfungspraxis bei Lohnabgabenprüfung macht es umso wichtiger, Fahrtenbücher sorgfältig und nachweisbar zu führen. Gerne unterstützen wir Sie dabei.
Erstellt: 04.03.2024
Bild: Pixabay - G.C.