Verantwoordelijke functionarissen in het bestuursrecht: wat bedrijven moeten weten
In veel sectoren van het economische leven zijn er complexe administratieve voorschriften – van bescherming van werknemers en arbeidsrecht tot specifieke materies zoals de wet op de sociale zekerheid (LSD-BG), de wet op de terbeschikkingstelling van werknemers (AÜG) of de wet op buitenlandse werknemers (AuslBG). Indien deze voorschriften worden overtreden, kan dit snel leiden tot administratieve boetes. Bijzonder delicaat: Zonder de juiste organisatie en verantwoordelijke functionarissen treft de straf regelmatig alle directieleden persoonlijk – ook al is een overtreding daadwerkelijk door medewerkers begaan.
Een effectieve oplossing wordt geboden door de aanstelling van verantwoordelijke afgevaardigden conform § 9 VStG. Echter, hun aanstelling is slechts dan ontlastend indien deze formeel en organisatorisch correct geschiedt. Deze bijdrage geeft een beknopt overzicht van de belangrijkste punten die bedrijven in acht moeten nemen.
Waarom verantwoordelijke functionarissen zo belangrijk zijn
Zonder bijzondere maatregelen geldt in het bestuursrechtelijk strafrecht een „multiplicatoreffect“: Bij meerdere bestuurders kan dezelfde geldboete meerdere malen worden opgelegd. Zelfs formele fouten in de salarisadministratie of overtredingen van de bescherming van werknemers kunnen daarom tot aanzienlijke lasten leiden.
Echter, indien een bevoegde gemachtigde effectief wordt aangesteld, verschuift de administratiefrechtelijke strafrechtelijke verantwoordelijkheid voor duidelijk gedefinieerde gebieden naar deze persoon.
Voorbeeld:
Zonder aangifte kan een driekoppige directie bij een overtreding elk met een boete van bijvoorbeeld EUR 25.000,- worden beboet – dus in totaal met EUR 75.000,-.
Indien een verantwoordelijke bevoegd persoon behoorlijk is aangesteld, treft de straf uitsluitend hem of haar – de directieleden hoeven niet te betalen.
Welke vereisten gelden voor de benoeming?
Opdat een bestelling daadwerkelijk geldig is, dient aan alle volgende voorwaarden voldoet zijn
1. Geschikte Persoon
Verantwoordelijke afgevaardigden dienen:
- een zelfstandig natuurlijk persoon zijn,
- wonachtig in Oostenrijk (of met aantoonbaar een adres aldaar),
- strafrechtelijk vervolgd worden,
- en de bestelling uitdrukkelijk aanvaarden.
Leitende Mitarbeiter:innen of Prokurist:innen komen vaak in aanmerking.
2. Duidelijk afgebakend bevoegdheidsgebied
Het verantwoordelijkheidsgebied moet duidelijk worden afgebakend – ruimtelijk, feitelijk of beide. Te onprecieze formuleringen, zoals „Verantwoordelijkheid voor het wagenpark“, zijn ineffectief. Erkende voorbeelden zijn bijvoorbeeld:
- Naleving van de arbeidstijdregelgeving op locatie X
- Verantwoordelijkheid voor de bescherming van werknemers
- Bevoegdheid op het gebied van de utiliteitsbouw en de civiele techniek
3. Werkelijke Bevoegdheid om te Gebruiken
De gemachtigde dient bevoegd te zijn,
- Instructies te geven,
- Maatregelen te nemen,
- en misstanden recht te zetten.
Pure „meldingsrechten“ zijn niet voldoende.
4. Schriftelijke bestelling en instemming
Bestelling en toestemming moeten eenduidig gedocumenteerd zijn – en aanwezig zijn vóór een eventuele administratieve overtreding.
5. Organisatie en controle
Het management blijft verplicht,
- geschikte personen te selecteren,
- deze te scholen,
- Functiebeschrijvingen aan te passen,
- en de werkzaamheden van de verantwoordelijke functionaris regelmatig te controleren.
Houd er rekening mee dat de toezichtverplichtingen van het management niet komen te vervallen, zelfs wanneer de verantwoordelijkheid wordt gedelegeerd.
Hoe motiveer je medewerkers om de functie op zich te nemen?
De overname van de functie betekent in een ernstig geval een persoonlijke bestuursrechtelijke verantwoordelijkheid. Bedrijven dienen daarom een eerlijk totaalpakket aan te bieden – bijv. inclusief een functie-toeslag, opname in een D&O-verzekering of kostendekking voor juridische bijstand in een procedure (indien er geen sprake is van opzet).
In de praktijk blijkt dat medewerkers bereid zijn om de functie te aanvaarden, mits er duidelijke kaders en passende zekerheden zijn.
Na de bestelling: Wat te doen?
- Informatie in het bedrijf: Collega's dienen er kennis van te nemen dat de aanwijzingen van de verantwoordelijke gemachtigde bindend zijn.
- Opleidingen: Juist bij complexe materies (bijv. LSD-BG) zijn regelmatige bijscholingen onmisbaar.
- Continue monitoring: Het management moet ervoor zorgen dat het verantwoordelijkheidsgebied correct wordt nageleefd.
- Documentatie: Controlemaatregelen dienen nauwkeurig te worden vastgelegd.
Conclusie: Hoge eisen – maar duidelijke voordelen
Een effectieve aanstelling van verantwoordelijke functionarissen is een centraal element van aansprakelijkheidsbeperking. Met name in grote of complex gestructureerde ondernemingen ontlast zij bestuurders aanzienlijk – mits deze zorgvuldig, schriftelijk en organisatorisch doordacht plaatsvindt.
Voor de opdracht geldt:
- precies verantwoordingsgebied
- echte inzeggenschapsbevoegdheid
- schriftelijke toestemming
- Regelmatige controle
Indien aan deze randvoorwaarden wordt voldaan, verschuift de bestuursrechtelijke verantwoordelijkheid effectief naar de aangewezen persoon – en verminderen bestuurders hun persoonlijke risico aanzienlijk.
Gemaakt: 28.04.2026
Bron: Lindeverlag/Christian Fitz
Afbeelding: Cottonbro
