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Einführung

EU-Richtlinie ohne Umsetzungsgesetz

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) enthält Vorgaben, mit denen der Grundsatz „Gleicher Lohn für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit“ gestärkt werden soll. Mehr Transparenz bei Entgelten sowie eine leichtere Durchsetzung von Ansprüchen sollen bestehende geschlechtsspezifische Unterschiede bei der Bezahlung reduzieren.

Obwohl die Richtlinie bis zum 07.06.2026 in innerstaatliches Recht zu überführen gewesen wäre, ist die Umsetzung in Österreich bislang noch nicht erfolgt. Da sich die Richtlinie in erster Linie an die Mitgliedstaaten richtet, gilt sie für Unternehmen und deren Beschäftigte grundsätzlich nicht unmittelbar. Derzeit wird auf politischer Ebene zwar ein Gesetzesentwurf diskutiert, die konkrete Ausformung der Bestimmungen ist jedoch weiterhin offen. Zentrale Fragen (Abgrenzung von Vergleichsgruppen oder praktische Ausgestaltung der Auskunftserteilung) sind noch ungeklärt.

Trotz dieser Verspätung zeichnet sich schon jetzt ab, dass Unternehmen künftig zusätzliche Transparenz-, Dokumentations- und Berichtspflichten treffen werden. Vor diesem Hintergrund ist es empfehlenswert, bereits vorausschauend die nötigen Vorbereitungsschritte im Hinblick auf die kommenden Anforderungen zu setzen. Nutzen Sie unsere praktischen Hinweise und Empfehlungen für Unternehmen und Personalverantwortliche:

Recruiting-Abläufe an Entgelttransparenz anpassen

(unabhängig von der Anzahl der Arbeitnehmer:innen [AN] im Unternehmen)

Recruiting-Prozess: Prüfen Sie bestehende Abläufe und vermeiden Sie unnötigen Zusatzaufwand, zB indem die Entgeltspanne bereits in der Stellenausschreibung angegeben wird, wodurch Sie sich eine eventuell gesonderte Information vor dem Bewerbungsgespräch ersparen.
Stellenanzeigen: Künftig müssen Arbeitgeber:innen die betragsmäßige Entgeltspanne („Gehaltsband“) für die jeweilige Position verpflichtend bekanntgeben, entweder bereits in der Stellenausschreibung oder spätestens vor dem Vorstellungsgespräch. Das bloße Anführen des kollektivvertraglichen Mindestentgelts verbunden mit einem Hinweis auf Überzahlungsbereitschaft genügt dann nicht mehr. Die Entgeltspanne (von EUR … bis EUR …) orientiert sich an den tatsächlich bezahlten Entgelten innerhalb der jeweiligen Vergleichsgruppe.
Interviewleitfäden und Bewerbungsformulare: Prüfen Sie diese auf unzulässige Fragen. Fragen wie „Was verdienen Sie derzeit?“ oder „Wie hoch war Ihr letztes Gehalt bzw. Ihr letzter Lohn?“ werden künftig unzulässig sein. Als sinnvolle Alternative bietet sich zB die Frage an: „Welche Gehalts- bzw. Lohnvorstellungen haben Sie?“.
Bewerbungsgespräche: Eine vollständige Dokumentation sowie die Teilnahme einer zweiten unternehmensinternen Person an Bewerbungsgesprächen erhöhen die Rechtssicherheit. Dadurch kann sich das Unternehmen im Nachhinein deutlich einfacher gegen mögliche unzutreffende Darstellungen absichern.

Vertragsgestaltung an Entgelttransparenz anpassen

(unabhängig von der Anzahl der AN im Unternehmen)

Überprüfung der Dienstverträge (inkl. allfälliger Zusatz- und Nebenvereinbarungen):

Künftig sind Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitsklauseln in Bezug auf das eigene Entgelt unzulässig. Solche Bestimmungen sollten Sie daher in neu abgeschlossenen Dienstverträgen nicht mehr aufnehmen. Ob auch bereits bestehende Dienstverträge entsprechend geändert werden müssen (= entsprechende Klauseln aus bestehenden Verträgen entfernen), ist derzeit noch offen.
Werden im Dienstvertrag kollektivvertragliche Überzahlungen oder zusätzliche Entgeltbestandteile eingeräumt, zB Bonus oder Zielerreichungsprämie, prüfen Sie genau, auf welchen Kriterien diese beruhen und ob diese objektiv nachvollziehbar sowie diskriminierungsfrei ausgestaltet sind.

Auskunftspflichten organisatorisch vorbereiten

(unabhängig von der Anzahl der AN im Unternehmen)

Die EU-Richtlinie sieht bei Anfragen von Arbeitnehmer:innen zur Entgelttransparenz die Offenlegung der Jahresbruttoentgelte vor. Rechtswirksam wird die Auskunftspflicht – betreffend sowohl das Entgelt der anfragenden Person selbst als auch die durchschnittlichen Entgelte der männlichen und weiblichen Personen derselben Vergleichsgruppe – jedoch erst durch eine entsprechende innerstaatliche Regelung. Dennoch lautet die Empfehlung, Vorkehrungen für künftige Anfragen zu treffen und klare Abläufe sowie Zuständigkeiten festzulegen, insbesondere:

Erstellen von Musterantworten für Auskunftsersuchen von AN
Festlegen, wer auf Basis welcher Daten und Informationen die notwendigen Auskünfte erteilt
Bestimmen jener Personen, die bei der Bearbeitung von Auskunftsersuchen unterstützend eingebunden werden sollen, um allfällige Entgeltunterschiede anhand sachlicher und objektiv nachvollziehbarer Kriterien begründen zu können, zB die fachlich zuständige Führungskraft
Überprüfen und ggf. Bereinigen der hinterlegten Stammdaten
Definition jener Vergleichsgruppen, die für die Ermittlung der Durchschnittsentgelte maßgeblich sein sollen

Die künftige Verpflichtung des Unternehmens, AN einmal jährlich über ihr Recht auf Entgeltauskunft zu informieren, kann zB durch einen Hinweis in einem internen Newsletter, im Intranet oder im jeweiligen Kommunikationssystem umgesetzt werden.

Entgeltberichte: Strukturen und Datenbasis vorbereiten

(ab 100 AN im Unternehmen)

Die bisherigen Einkommensberichte, dzt. ab 150 Arbeitnehmer:innen verpflichtend, werden künftig durch umfassendere Entgeltberichte ersetzt, welche bereits ab 100 AN vorgesehen sind. Dafür gilt folgender Zeitplan:
Unternehmen, die im Durchschnitt

250 AN und mehr beschäftigen: jährlich einen Entgeltbericht erstellen ab Berichtsjahr 2026
150 bis 249 AN beschäftigen: alle drei Jahre einen Entgeltbericht erstellen ab Berichtsjahr 2026
100 bis 149 AN beschäftigen: alle drei Jahre einen Entgeltbericht erstellen ab Berichtsjahr 2030

Abgabe: Unternehmen müssen den jeweiligen Entgeltbericht bis spätestens 07.06. des auf das Berichtsjahr folgenden Kalenderjahres erstellen und an die Buchhaltungsagentur des Bundes übermitteln.

Inhalte: Kennzahlen zum geschlechtsspezifischen Entgeltgefälle, zu variablen Entgeltbestandteilen, zur Verteilung von Frauen und Männern auf die Entgeltquartile sowie zu den Entgeltrelationen innerhalb vergleichbarer AN-Gruppen.

Etablieren einer transparenten Vergütungsstruktur (Entgeltbewertungssystem) im Unternehmen

Unternehmen werden ein internes Reporting-System benötigen, welches die Entgeltdaten strukturiert erfasst und auswertet. Weiters müssen Vergleichsgruppen, die bereits für die Erfüllung des Auskunftsanspruchs gebildet werden müssen, klar definiert werden, um den Gender-Pay-Gap korrekt ermitteln zu können. Personalverrechner:innen, HR, Controlling und IT werden dabei die richtige Lösung gemeinsam erstellen müssen, um eine passende Datenqualität sicherzustellen. Es empfiehlt sich daher, rechtzeitig nach einer geeigneten Softwarelösung zu suchen.

Ein erster Ansatzpunkt ist die Orientierung an den KV-Beschäftigungsgruppen, soweit es um die Vergleichbarkeit geht. Die Anforderungen an ein unternehmensinternes Vergütungssystem reichen jedoch deutlich weiter. Vergleichbar können auch Personen sein, die nicht derselben kollektivvertraglichen Beschäftigungsgruppe angehören. Zudem bilden Kollektivverträge die Kriterien der EU-Richtlinie – Kompetenzen, Verantwortung, Belastungen und Arbeitsbedingungen – nicht immer passend ab. Darüber hinaus fehlt es bei überkollektivvertraglichen Entlohnungen häufig an einem objektiv nachvollziehbaren Entgeltbewertungssystem.
Ein möglicher Ansatz für die Schaffung einer innerbetrieblichen Jobarchitektur ist die Definition von „Jobfamilien“ (Vertrieb, Verwaltung, Finanz oder Führung), wobei innerhalb dieser auch abgestufte Levels je nach Erfahrung, Ausbildung usw vorgesehen werden können.
Gehalts- und Lohnentscheidungen – sowohl bei Neueintritten als auch bei späteren Erhöhungen – sowie Beförderungen sollten zusammen mit den Entscheidungsgrundlagen passend dokumentiert werden.

Gerade im Zusammenhang mit unternehmensinternen Vergütungsstrukturen bestehen derzeit noch die größten Unsicherheiten, beispielsweise bei der Frage, wie „gleiche“ oder „gleichwertige“ Arbeit im Detail abzugrenzen ist. In diesem Bereich bleibt daher die weitere österreichische Gesetzgebung abzuwarten.

Kommunikation & Schulung von Führungskräften, HR- und Lohnpersonal

Entwickeln einer internen Kommunikationsstrategie zum Thema Entgelttransparenz
Information von Führungskräften sowie HR- und Personalverrechner:innen über die Regeln zur Entgelttransparenz, zB über die neuen Auskunftsrechte der AN, und Sensibilisierung für damit verbundene Risiken
Ggf. Erstellen einer unternehmensspezifischen FAQ-Sammlung für Mitarbeiter:innen