Die steuerlichen Rahmenbedingungen für Essensgutscheine bleiben zwar unverändert – dennoch bringen die neuen Dokumentationsvorgaben ab 01.01.2026 einige organisatorische Herausforderungen mit sich. Restaurantgutscheine bleiben weiterhin bis zu EUR 8,- pro Arbeitstag steuerfrei, Lebensmittelgutscheine bis zu EUR 2,- pro Arbeitstag. Neu ist jedoch, wie diese steuerfreien Vorteile in der Personalverrechnung zu erfassen sind.
Was sich ab 2026 ändert
Erstmals müssen steuerfreie Essensgutscheine:
- im Lohnkonto ausgewiesen werden, und
- am Jahreslohnzettel (L16) separat in der Spalte „Übrige Abzüge“ erscheinen.
Damit geht eine Reihe organisatorischer Pflichten einher:
- Erforderliche Lohnart: Für die Lohnverrechnung ist eine eigene Lohnart anzulegen, die nur Informationszwecken dient und keine Auszahlung auslöst. Essensgutscheine dürfen somit nicht mehr ausschließlich über die Buchhaltung abgewickelt werden.
- Sicherstellung des internen Informationsflusses: Operative Einheiten, Buchhaltung und Lohnverrechnung müssen künftig enger verzahnt arbeiten. Die Lohnabteilung benötigt eindeutige Informationen darüber, welche Mitarbeiter:innen Essensgutscheine erhalten und in welcher Höhe.
- Zeitpunkt der Erfassung derzeit unklar: Ob die steuerfreien Essensgutscheine monatsgenau oder alternativ gebündelt (etwa gesammelt im Dezember) im Lohnkonto erfasst werden dürfen, ist noch nicht abschließend geklärt. Da § 2 Lohnkontenverordnung kein laufendes Eintragen verlangt, erscheint eine Sammelerfassung grundsätzlich vertretbar – eine eindeutige Positionierung des BMF bleibt jedoch abzuwarten.
Essensgutscheine richtig abgrenzen
Die neue Dokumentationspflicht betrifft ausschließlich Essensgutscheine im Sinne des § 3 Abs. 1 Z 17 lit. b EStG. Wichtig ist daher eine klare Abgrenzung zu anderen steuerlichen Konstellationen:
Nicht betroffen:
Steuerfreie Verpflegung am Arbeitsplatz (Betriebskantine, Naturalverpflegung) gemäß § 3 Abs. 1 Z 17 lit. a EStG – hier besteht weiterhin keine Erfassungspflicht in der Personalverrechnung.
Nicht verwechselt werden:
Essenskostenzuschüsse in Geld sind reguläre steuerpflichtige Bezüge. Eine Ausnahme gilt nur, wenn sämtliche Voraussetzungen für digitale Essensbons erfüllt sind: persönliche Identifizierung, tägliche Einzelverwendbarkeit, eindeutige Zuordnung, unwiderruflicher Anspruch auf den Zuschuss.
Eine tabellarische Übersicht zu den Unterschieden zwischen Essensgutscheinen (Restaurant-, Lebensmittel- und digitalen Bons), Naturalverpflegung und Geldzuschüssen kann im Anschluss ergänzend abgebildet werden.
| Gewährung durch den/die Arbeitgeber:in | Abgabenrechtliche Behandlung | Erfassung am Lohnkonto und Lohnzettel (L16) |
| Freie oder verbilligte Verköstigung (Naturalverpflegung) am Arbeitsplatz (zB Betriebskantine) | abgabenfrei | nein |
| Restaurantgutscheine bis zu EUR 8,- pro Arbeitstag Lebensmittelgutscheine bis zu EUR 2,- pro Arbeitstag | abgabenfrei | ja |
| Digitale Essensbons bis zu EUR 8,- bzw. EUR 2,- pro Arbeitstag, wenn die Voraussetzungen lt. Lohnsteuerrichtlinien erfüllt sind (persönliche Identifizierung, max. einmal täglich gültig, exakte Zuordnung, unwiderruflicher Zuschussanspruch) | abgabenfrei | ja |
| Restaurant-/Lebensmittelgutscheine und digitale Essensbons hinsichtlich jener Beträge, die über dem abgabenfreien Höchstausmaß (EUR 8,- bzw. EUR 2,-) liegen | abgabepflichtig | ja (im Rahmen der pflichtigen Bezüge) |
| Aushändigung von Bargeld im Voraus als Zuschuss zur Essenskonsumation | abgabepflichtig | ja (im Rahmen der pflichtigen Bezüge) |
| Geldzuschüsse im Nachhinein (ohne Einsatz von papiermäßigen oder digitalen Gutscheinen) | abgabepflichtig | ja (im Rahmen der pflichtigen Bezüge) |
Stand: 03.03.2026
Quelle: Kraft & Kronberger Fachpublikationen
Foto: Andrea Piacquadio
