Verantwortliche Beauftragte im Verwaltungsstrafrecht: Was Unternehmen wissen müssen
In vielen Bereichen des Wirtschaftslebens greifen komplexe Verwaltungsvorschriften – von Arbeitnehmerschutz über Arbeitszeitrecht bis zu speziellen Materien wie LSD‑BG, AÜG oder AuslBG. Werden diese Vorschriften verletzt, kann das rasch zu Verwaltungsstrafen führen. Besonders brisant: Ohne entsprechende Organisation und verantwortliche Beauftragte trifft die Strafe regelmäßig alle Geschäftsführer:innen persönlich – auch wenn ein Verstoß tatsächlich von Mitarbeiter:innen begangen wurde.
Eine wirksame Lösung bietet die Bestellung von verantwortlichen Beauftragten gemäß § 9 VStG. Doch deren Bestellung ist nur dann entlastend, wenn sie formal und organisatorisch korrekt erfolgt. Dieser Beitrag gibt einen kompakten Überblick über die wichtigsten Punkte, die Unternehmen beachten müssen.
Warum verantwortliche Beauftragte so wichtig sind
Ohne besondere Maßnahmen gilt im Verwaltungsstrafrecht ein „Multiplikatoreffekt“: Bei mehreren Geschäftsführer:innen kann die gleiche Verwaltungsstrafe mehrfach verhängt werden. Schon formale Fehler in der Lohnverrechnung oder Arbeitnehmerschutzverstöße können daher zu erheblichen Belastungen führen.
Wird jedoch ein verantwortlicher Beauftragter wirksam bestellt, verlagert sich die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung für klar definierte Bereiche auf diese Person.
Beispiel:
Ohne Bestellung kann eine dreiköpfige Geschäftsführung bei einem Verstoß jeweils mit einer Strafe von zB EUR 25.000,- belangt werden – also insgesamt mit EUR 75.000,-.
Ist ein:e verantwortliche:r Beauftragte:r ordnungsgemäß bestellt, trifft die Strafe ausschließlich ihn bzw. sie – die Geschäftsführer:innen müssen nicht zahlen.
Welche Voraussetzungen gelten für die Bestellung?
Damit eine Bestellung tatsächlich wirksam ist, müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt sein:
1. Geeignete Person
Verantwortliche Beauftragte müssen:
- eine eigenberechtigte natürliche Person sein,
- in Österreich (oder entsprechend zustellbar) wohnen,
- strafrechtlich verfolgbar sein,
- und die Bestellung ausdrücklich akzeptieren.
In Betracht kommen häufig leitende Mitarbeiter:innen oder Prokurist:innen.
2. Klar abgegrenzter Zuständigkeitsbereich
Der Verantwortungsbereich muss eindeutig definiert sein – räumlich, sachlich oder beides. Zu unpräzise Formulierungen wie „Verantwortung für den Fuhrpark“ sind unwirksam. Anerkannte Beispiele sind etwa:
- Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorschriften am Standort X
- Verantwortung für Arbeitnehmer:innen-Schutzbestimmungen
- Zuständigkeit für den Bereich Hoch- und Tiefbau
3. Echte Anordnungsbefugnis
Der oder die Beauftragte muss befugt sein,
- Weisungen zu erteilen,
- Maßnahmen zu setzen,
- und Missstände abzustellen.
Reine „Melderechte“ reichen nicht aus.
4. Schriftliche Bestellung und Zustimmung
Bestellung und Zustimmung müssen eindeutig dokumentiert sein – und vor einer allfälligen Verwaltungsübertretung vorliegen.
5. Organisation und Kontrolle
Die Geschäftsführung bleibt verpflichtet,
- geeignete Personen auszuwählen,
- diese zu schulen,
- Stellenbeschreibungen anzupassen,
- und die Tätigkeit verantwortlicher Beauftragter regelmäßig zu kontrollieren.
Beachten Sie, dass die Überwachungspflichten der Geschäftsführung nicht entfallen, selbst wenn die Verantwortung verlagert wird.
Wie motiviert man Mitarbeiter:innen zur Übernahme der Funktion?
Die Übernahme der Funktion bedeutet im Ernstfall eine persönliche verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung. Unternehmen sollten daher ein faires Gesamtpaket anbieten – zB inklusive Funktionszulage, Einbindung in eine D&O‑Versicherung oder Kostentragung für anwaltliche Vertretung im Verfahren (sofern kein Vorsatz vorliegt)
In der Praxis zeigt sich: Mit klaren Rahmenbedingungen und entsprechender Absicherung sind Mitarbeiter:innen durchaus bereit, die Funktion zu übernehmen.
Nach der Bestellung: Was ist zu tun?
- Information im Unternehmen: Kolleg:innen müssen wissen, dass die Weisungen des verantwortlichen Beauftragten verbindlich sind.
- Schulungen: Gerade bei komplexen Materien (zB LSD‑BG) sind regelmäßige Fortbildungen unerlässlich.
- Laufende Überwachung: Die Geschäftsführung muss sicherstellen, dass der Verantwortungsbereich korrekt wahrgenommen wird.
- Dokumentation: Kontrollmaßnahmen sollten sauber protokolliert werden.
Fazit: Hohe Anforderungen – aber klare Vorteile
Eine wirksame Bestellung verantwortlicher Beauftragter ist ein zentrales Element der Haftungsprävention. Insbesondere in großen oder komplex strukturierten Unternehmen entlastet sie Geschäftsführer:innen erheblich – vorausgesetzt, sie erfolgt sauber, schriftlich und organisatorisch durchdacht.
Für die Bestellung gilt:
- präziser Verantwortungsbereich
- echte Anordnungsbefugnis
- schriftliche Zustimmung
- regelmäßige Kontrolle
Wenn diese Eckpunkte erfüllt sind, verlagert sich die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung wirksam auf die bestellte Person – und Geschäftsführer:innen reduzieren ihr persönliches Risiko deutlich.
Erstellt: 28.04.2026
Quelle: Lindeverlag/Christian Fitz
Bild: Cottonbro
