Hoewel het fiscale kader voor maaltijdcheques ongewijzigd blijft, zullen de nieuwe documentatievereisten vanaf 01.01.2026 enkele organisatorische uitdagingen met zich meebrengen. Restaurantcheques blijven belastingvrij tot EUR 8,00 per werkdag, maaltijdcheques tot EUR 2,00 per werkdag. Nieuw is echter hoe deze belastingvrije voordelen in de loonadministratie moeten worden opgenomen.
Wat zal er veranderen vanaf 2026
Voor het eerst belastingvrije maaltijdcheques:
- worden opgenomen in de loonlijst, en
- verschijnen apart in de kolom „Andere inhoudingen“ op de jaarlijkse loonstrook (L16).
Dit gaat gepaard met een aantal organisatorische taken:
- Vereist loontype: Er moet een apart salaristype worden aangemaakt voor de loonadministratie, dat alleen ter informatie dient en geen betaling activeert. Maaltijdcheques mogen dus niet meer uitsluitend via de boekhouding worden verwerkt.
- Zorgen voor de interne informatiestroom: Operationele eenheden, boekhouding en salarisadministratie moeten in de toekomst nauwer samenwerken. De salarisadministratie heeft duidelijke informatie nodig over welke werknemers maaltijdcheques ontvangen en voor welk bedrag.
- Tijdstip van opname momenteel onduidelijk: Of de belastingvrije maaltijdcheques maandelijks op de loonrekening mogen worden geboekt of anders gebundeld (bv. collectief in december) is nog niet definitief opgehelderd. Aangezien artikel 2 van de Loonrekeningverordening geen doorlopende boeking vereist, lijkt een collectieve boeking in principe te rechtvaardigen - een duidelijk standpunt van het federale ministerie van Financiën valt echter nog af te wachten.
Maaltijdcheques correct afbakenen
De nieuwe documentatieplicht geldt alleen voor maaltijdcheques in de zin van § 3 lid 1 nr. 17 letter b EStG. Het is daarom belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken met andere belastingconstellaties:
Niet beïnvloed:
Belastingvrije catering op de werkplek (bedrijfskantine, catering in natura) in overeenstemming met § 3 para. 1 nr. 17 lit. a EStG - er is nog steeds geen verplichting om dit in de loonadministratie op te nemen.
Niet te verwarren:
Maaltijdvergoedingen in contanten zijn gewone belastbare betalingen. Er geldt alleen een uitzondering als aan alle vereisten voor digitale maaltijdcheques is voldaan: persoonlijke identificatie, individueel dagelijks gebruik, duidelijke toewijzing, onherroepelijk recht op de subsidie.
Hieronder vindt u een tabel met de verschillen tussen maaltijdcheques (restaurant-, voedsel- en digitale cheques), maaltijden in natura en geldvergoedingen.
| Toekenning door de werkgever | Behandeling volgens de belastingwetgeving | Boeking op de salarisrekening en loonstrook (L16) |
| Gratis of gereduceerde catering (maaltijden in natura) op de werkplek (bijv. bedrijfskantine) | belastingvrij | geen |
| Restaurantbonnen tot EUR 8 per werkdag Voedselbonnen tot EUR 2 per werkdag | belastingvrij | Ja |
| Digitale maaltijdcheques tot EUR 8,00 of EUR 2,00 per werkdag als aan de vereisten volgens de loonbelastingrichtlijnen is voldaan (persoonlijke identificatie, max. één keer per dag geldig, exacte toewijzing, onherroepelijk recht op subsidie) | belastingvrij | Ja |
| Restaurant-/voedselbonnen en digitale maaltijdbonnen voor bedragen boven het belastingvrije maximum (respectievelijk EUR 8 en EUR 2) | onderworpen aan heffing | ja (in het kader van verplichte vergoeding) |
| Contant geld vooraf als vergoeding voor voedselconsumptie | onderworpen aan heffing | ja (in het kader van verplichte vergoeding) |
| Achterstallige contante subsidies (zonder gebruik van papieren of digitale vouchers) | onderworpen aan heffing | ja (in het kader van verplichte vergoeding) |
Status: 03/03/2026
Bron: Gespecialiseerde publicaties van Kraft & Kronberger
Foto: Andrea Piacquadio
