Privatfahrten & Fahrtenbuch

Sachbezugsbefreiung bei Spezialfahrzeugen

Daniel Dioso-Zoth

Mit der letzten Änderung der Sachbezugs­werte-Verordnung und der dazugehörigen Überarbeitung der Lohnsteuer­richtlinien kam es bei dem Thema Spezial­fahrzeuge zu umfassenden Änderungen. 
   

Definition Spezialfahrzeuge 

Spezialfahrzeuge sind Fahrzeuge, die aufgrund ihrer Ausstattung eine andere Nutzung praktisch ausschließen, wie zB Pannen­fahrzeuge oder mobile Werkstätten. „Normale“ Klein-LKW sind üblicher­weise keine Spezial­fahrzeuge. Klassische Beispiele, welche die Finanz­verwaltung hierzu immer wieder erwähnt, sind ÖAMTC-Pannen­fahrzeuge oder Montage­fahrzeuge mit eingebauter Werkbank. Problematisch war schon bisher, dass der Begriff „Montage­fahrzeug mit eingebauter Werkbank“ nicht eindeutig definiert ist und die Beschaffenheit des Fahrzeugs in der Vergangenheit immer wieder zu Diskussionen bei Prüfungen geführt hat.
   

Änderung der Sachbezugspflicht

Bislang war die Abgaben­behörde der Ansicht, dass Spezial­fahrzeuge grundsätzlich keinen Sachbezug bei Arbeit­nehmer:innen auslösen können. Seit kurzem ist jedoch nur mehr die Fahrt­strecke Wohnort-Dienstort von der Sach­bezugs­pflicht befreit, da es sich aus Sicht der Finanz­verwaltung bei dieser Fahrt­strecke um Werk­verkehr handelt. 
Der Nachweis darüber, dass das Spezial­fahrzeug ausschließlich für die private Nutzung auf der Strecke Wohnort-Dienstort verwendet wird, ist nach herrschender Rechts­meinung nur durch ein lückenlos geführtes Fahrten­buch zu erbringen. Infolge­dessen ist im Unterschied zu vorher auch bei Spezial­fahrzeugen die konsequente Führung eines Fahrten­buchs zwingend erforderlich.
  

Anforderungen an das ordnungs­gemäß geführte Fahrten­buch

An das ordnungsgemäß geführte Fahrten­buch werden seitens der Finanz­verwaltung sehr strenge inhaltliche und formelle Anforderungen gestellt. Damit das Fahrten­buch einen tauglichen Nachweis über geleistete Fahrten darstellen kann, muss es übersichtlich, inhaltlich korrekt, zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Folgende Informationen sind zwingend aufzuzeichnen.
  • Angabe des benutzten KFZ
  • Zweck und Datum der Fahrt inkl. Abfahrts- und Ankunfts­zeit­punkt
  • Startpunkt der Fahrt (es ist die Angabe der genauen Adresse (Straße, Haus­nummer, PLZ, Ort, Staat) erforderlich
  • Ziel der Fahrt (es ist die Angabe der genauen Adresse [Straße, Haus­nummer, PLZ, Ort, Staat] erforderlich)
  • Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt
  • Anzahl der gefahrenen Kilometer, welche in betrieblich und privat gefahrene Kilometer aufzu­gliedern sind
  • gegebenenfalls das Anführen von etwaigen Umwegen, Anmerkungen, etc.
  • Unterschrift des/der Reisenden
   

Fazit & Empfehlung

Um Diskussionen über die Privat­nutzung von Firmen­fahrzeugen im Allgemeinen und jetzt auch von Spezialfahrzeugen möglichst auszuschließen, empfiehlt es sich, ein vollständig geführtes Fahrtenbuch zu führen. Mit den Fahrten­büchern muss nachgewiesen werden, dass Spezial­fahrzeuge abgesehen von der Wegstrecke Dienstort-Wohnort nicht für andere Privat­fahrten genutzt werden. Eine Ausnahme ist nur dann denkbar, wenn zwischen Arbeitgeber:in und -nehmer:in ein komplettes Privatnutzungsverbot, also auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, vereinbart und dessen Einhaltung lückenlos kontrolliert wird (bspw. durch tägliche Hinterlegung der Fahrzeugschlüssel im Betrieb). Die strenge Prüfung­spraxis bei Lohn­abgaben­prüfung macht es umso wichtiger, Fahrten­bücher sorgfältig und nachweisbar zu führen. Gerne unterstützen wir Sie dabei.


Erstellt: 04.03.2024
Bild: Pixabay - G.C.