Das Jahresbudget als Element eines internen Kontrollsystems

Das Jahresbudget bildet nicht nur die geplante Zukunft eines Unternehmens in Form von Zahlen ab, sondern setzt auch einen Grundstein für das interne Kontrollsystem (IKS) eines Unternehmens. Eine Planungsrechnung samt monatlichem Soll-Ist-Vergleich wird als Mindestanforderung eines angemessenen IKS im Sinne des § 22 GmbHG gesehen.

Was genau versteht man überhaupt unter einem Internes Kontrollsystem (IKS)?

Das Interne Kontrollsystem umfasst alle organisatorischen Maßnahmen und Kontrollen, mit denen
  • das vorhandene Vermögen geschützt und gesichert wird,
  • die genaue und zeitnahe Erstellung des Rechnungswesens gewährleistet wird und
  • die interne Durchsetzung der Geschäftspolitik unterstützt wird.
Darüber hinaus unterstützt das IKS beim effizienten Gestalten der betrieblichen Abläufe und beim Risk Management zur Abwehr von Schäden.

Die wichtigsten Prinzipien sind das Vier-Augen-Prinzip und das Prinzip der Funktionstrennung. Mittels Vier-Augen-Prinzip soll sichergestellt werden, dass kein wesentlicher Geschäftsfall im Unternehmen ohne (Gegen-)Kontrolle erfolgt. Mittels Funktionstrennung versucht man, die wesentlichen Unternehmensprozesse zu gliedern. Beispielsweise sollten die Auftragsbearbeitung, die Buchhaltung und die Fakturierung durch unterschiedliche Personen durchgeführt werden.

Mit einem der Betriebsgröße angemessenen IKS ist ein Geschäftsführer auch betreffend der Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten auf der sicheren Seite, dies sowohl was eventuelle Haftungsansprüche Dritter als auch insolvenzrechtliche Krida-Tatbestände betrifft.

Sollten Sie bei der Aufstellung der Planungsrechnung bzw. bei der Integration der Budgetwerte in die Buchhaltung für einen laufenden Soll-Ist-Vergleich Unterstützung benötigen, stehen wir bzw. unsere Unternehmensberatung Ihnen gerne zur Verfügung.